organizar planificar evento

Principales pasos para organizar y planificar un evento

Todos sabemos que es un evento, estamos acostumbrados a ellos pues se nos presentan en nuestro día a día. Aunque, para la mayoría de las personas, un evento es algo que ve como “a lo grande”; sin saber que existen muchos tipos de evento como pueden ser aquellos de carácter privado (un cumpleaños, una fiesta de despedida, una comida familiar,…).


Son actos donde celebramos un acontecimiento, queremos generar intereses o simplemente mantener una convivencia con el resto.


En función del carácter que queremos que el evento tenga será más o menos difícil su planificación y su organización.

Pero, aunque lo que queramos sea organizar una cena con los amigos (que a simple vista creemos que es algo sencillo y fácil de hacer, que no nos tomará más de una hora), tenemos que ser conscientes de que, para que salga bien, deberemos de invertir el tiempo necesario para planificarlo de la manera adecuada.

Antes de comenzar a ordenar los aspectos a tener en cuenta a la hora de planificar un evento me gustaría indicaros que un evento tiene tres fases: el pre-evento, el evento y el post-evento. En este post del blog me centraré en el pre-evento, puesto que la planificación del mismo se encuentra en esta fase.


mensajes y objetivos   Define los objetivos y los mensajes a transmitir

Lo primero que debemos hacer es plantearnos el por qué vamos celebrar un evento y qué queremos conseguir con este. La comunicación, los mensajes que queremos que queden grabados en la mente de los asistentes al evento, y los objetivos son aspectos fundamentales que hay que tener claro.
Este será el primer paso para crear nuestro evento y el cual nos servirá de base en este proceso de planificación y nos ayudará a elegir los siguientes pasos, siguiendo un tipo de estrategia marcada por estos mensajes.

No hace falta tener muchos objetivos y mensajes, la cantidad no cuenta.

publico objetivo   Identifica tu Público Objetivo

¿A quién vamos a invitar a nuestro evento? Es importante conocer bien a los asistentes al evento. Como anfitriones del acto, debemos hacer que nuestros invitados se encuentren lo más cómodos posibles.

Por ello, saber su edad, su género, qué les gusta, qué consumen, qué relación tienen entre ellos mismos. Son algunos de los temas claves para comprender a los espectadores y así poder formar un evento que se adecue a sus necesidades y sus gustos.
De esta manera, estarán contentos y mantendrán una visión positiva de nuestro evento.

¿Quién es el anfitrión? El anfitrión es la persona responsable de un evento, es la que se encarga de la toma de decisiones en cuanto a la organización y la planificación del evento (no necesariamente tiene que organizarlo). Digámoslo de una manera más sencilla, es el que paga el acto.

presupuesto   Viabilidad económica. El Presupuesto

Este punto es realmente importante, puesto que dependiendo del presupuesto que tengamos, podremos hacer un tipo de evento u otro. Entonces, hay que tener claro cuánto dinero vamos a invertir en el evento que queremos organizar, y una vez establecido dicho presupuesto, comenzar con la creatividad. Teniendo en cuenta los recursos humanos, materiales y técnicos que vamos a necesitar para la elaboración de este.

Siempre hay que establecer una reserva para posibles contratiempos.

lugar y fecha   Lugar y fecha

¿Dónde y cuándo? Elegir la fecha siempre es un tema complicado, cuadrar para que todos estén disponibles en un momento determinado nunca ha sido fácil. Por tanto, mi consejo es que os adelantéis a los planes de los demás y seáis los primeros, avisando con antelación. También hay que tener en cuenta los eventos de la competencia.
El mes y la estación del año vendrán dado dependiendo del evento que quieras hacer.

El lugar elegido es importante. Tiene que ser un sitio donde:

  • Todos los invitados tengan su espacio,
  • Esté disponible en la fecha que hemos seleccionado,
  • Tengan una buena accesibilidad (parking, transporte público),
  • Sea un lugar donde podamos realizar aquella/s actividad/es que hemos pensado hacer y nos permita adecuar y transformar el espacio como queremos,
  • Y, sobre todo, que entre dentro de nuestro presupuesto.

creatividad   Elegir la temática adecuada

Se trata de la creatividad, la idea, el tema, que vamos a desarrollar en el evento. Esta idea debe de tener concordancia con la filosofía, con los objetivos del anfitrión. Sin olvidarnos de nuestros asistentes.
La elección del tema nos dará un punto de partida para elegir mucho más que la decoración de la sala, incluso para la comida que vayamos a ofrecer. Lo importante es generar una nueva idea o concepto, pensando en que la mayoría de nuestro público asistente al evento habrá ido a multitud de eventos similares al nuestro. Por tanto, debe ser memorable sin tener miedo a innovar.

Os dejo un post sobre 5 ejemplos de eventos creativos de MacGuffin y un vídeo sobre el caso “Adidas Originals por Boiler Room” de La Despensa:

produccion   El programa del evento y su producción

¿Cómo y de qué forma vamos a realizar el evento?
Una vez decidamos qué temática nos convence, elaboraremos el programa del evento, es decir, el contenido del mismo. Toda la información que debemos saber del acto que estamos organizando. La llegada de los invitados, los discursos, el tipo de actividades que se van a llevar a cabo, el material que vamos a utilizar y necesitar, el catering y la despedida son algunos de los aspectos que deben de aparecer en este programa.

Para que un evento sea exitoso, hay que detallar lo que va a ocurrir en cada momento del mismo. Y esto tiene que saberlo todas aquellas personas involucradas en la organización y en la ejecución del acto.

seguridad   La seguridad de los invitados

Este punto es fundamental tenerlo bajo control y no escatimar en gastos cuando se trata de la seguridad de las personas que están, en cierta medida, bajo nuestra protección.
La seguridad siempre tiene que estar presente en cada evento, independientemente de su tamaño. Claro que, cuanta mayor dimensión tenga el evento mayor seguridad necesitará.

Para grandes eventos tenemos que tener en cuenta a las Fuerzas y Cuerpos de seguridad del Estado, con las empresas de seguridad privada y, también,  con los servicios médicos. Puede que podamos contar con la colaboración total de los servicios médicos de servicio público sino es así, debemos contar con la presencia de una empresa privada que suministre estos servicios necesarios para nuestro evento.

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